Lukuvuoden päättyessä myös Fronterissa on hyvä tehdä valmisteluja tulevaa vuotta silmällä pitäen. Erityisesti kannattaa arvioida vanhojen huoneiden, ryhmien ja käyttäjätunnuksienkin tarpeellisuus, sekä tarpeet arkistoida huoneita.
Vanhojen huoneiden ryhmien ja tunnusten siivoaminen
Vanhat huoneet
Huoneiden omistajien ja pääkäyttäjän kannattaa silmäillä läpi huonelistat, ja sulkea sekä poistaa ylimääräiset, tai selvästi vanhat ja tarpeettomat huoneet. Joissakin tapauksissa käytetyt huoneet kannattaa arkistoida – katso lisää alta.
Uutena lukuvuoden päättymisen aikaan tehtävää siivousta helpottavana työkaluna voit nyt Ylläpidossa muutamalla klikkauksella poistaa kaikki oppilashallintojärjestelmästä tuodut huoneet, joita ei ole lukuvuoden aikana otettu käyttöön. Löydät tämän työkalun samasta paikasta, kuin vanhojen ryhmienkin poiston: Ylläpidon Työkalut-välilehdellä, kohdasta Importoitujen tietojen siivous. (Lue lisää)
Vanhat ryhmät
Moniin Fronter-rakennuksiin tuodaan automaattisella tiedonsiirrolla ryhmätiedot esimerkiksi Primuksesta. Silloin ryhmät useimmissa tapauksissa päivitetään lukuvuoden alkaessa uusiin, ja esimerkiksi edellisen lukuvuoden kurssiryhmät voivat olla tyhjiä. Pääkäyttäjä voi poistaa kaikki tällaiset ryhmät Ylläpidon Työkalut -välilehdellä kohdassa Käyttäjätietokannan siivous.
Myös manuaaliset ryhmät kannattaa joka tapauksessa käydä läpi, ja tarvittaessa poistaa, niin vanhojen tunnusten poisto helpottuu.
Vanhojen ryhmien siivous kannattaa tehdä uudelleen uuden lukuvuoden käynnistyttyä, niin saat edellisvuoden tyhjiksi jääneet ryhmät samalla pois.
Vanhat tunnukset
Pääkäyttäjänä löydät Ylläpidon Työkalut-välilehdeltä toiminnallisuuden ”Poista käyttäjät, jotka eivät kuulu mihinkään ryhmään”. Tämän avulla voit siirtää kaikki mihinkään ryhmään kuulumattomat käyttäjät samaan paikkaan katselmointia ja poistoa varten. Huomaa, että tilien poisto täytyy tehdä Kontaktit-työkalussa.
Tämä toiminnallisuus on hyvä erityisesti automaattisen tiedonsiirron luomien edellisvuoden käyttäjien siivoamiseen. Jotta siivous toimisi kunnolla, kannattaa vanhat ryhmät siivota ensin.
Huoneiden arkistoiminen
Mitä on huoneen arkistointi?
Huoneen arkistointi tallentaa huoneen sisällöt, ilman että kukaan enää pääsee muokkaamaan niitä. Kaikki huoneen jäsenet saavat siis lukuoikeudet ao. huoneeseen riippumatta heidän alkuperäisestä pääsystään. Portfolioon ja oppimistavoitteisiin liitetyt aktiviteetit ovat edelleen näkyvissä portfolion kautta.
Milloin kannattaa arkistoida
Huone kannattaa arkistoida, jos haluat säilyttää osallistujille pääsyn ko. käyttöönotettuun huoneeseen lukuvuoden vaihtumisen jälkeenkin. Tällaisia huoneita ovat varsinkin käyttöön otetut automaattisesti kurssiryhmille luodut huoneet. Ilman arkistointia automaattisesti luotujen ryhmien kautta oppilaille syntyneet huonejäsenyydet häviävät, jolloin oppilas ei enää löydä ko. huonetta.
Milloin ei kannata arkistoida
Huonetta ei kannata arkistoida, jos haluat jatkaa samassa huoneessa työskentelyä oppilaidesi kanssa niin, että kaikki oppilaiden vanhat tiedostot ja sisällöt pysyvät huoneessa mukana.
Huomaa kuitenkin, että sinun ehkä täytyy päivittää huoneen osallistujalista vastaamaan uuden lukuvuoden ryhmäjäsenyyksiä – tai tuoda osallistujat huoneeseen yksittäisinä jäseninä eikä ryhmän kautta.
Huoneen arkistoiminen
Vain pääkäyttäjä voi arkistoida huoneita.
Ennen arkistointia huoneen sisältö kannattaa silmäillä läpi, ja kaikki ylimääräinen poistaa. Muista tyhjentää myös huoneen roskakorit.
Huoneiden arkistointia varten pääkäyttäjän kannattaa avata uusi käytävä, nimetä se selkeästi – esim. ”Arkistoidut huoneet lv 2017/2018”, ja antaa opettajille huoneiden luontioikeudet sinne. Näin opettajat voivat siirtää arkistoitavat huoneensa tälle käytävälle.
Pääkäyttäjä voi arkistoida huoneet Kaikki Huoneet -listan Arkistoidut Huoneet -välilehdeltä. Tänä vuonna uutena mahdollisuutena on arkistointinäkymässä suodattaa näkymä näyttämään vain oppilashallintojärjestelmästä tuodut huoneet.
Huomaa, että arkistoitujen huoneiden jäseniä ei voi poistaa (vahingossakaan) edellä kuvatulla ryhmä- ja käyttäjäsiivouksella.
Lisämateriaalia
- Siivous voidaan järjestää osana Fronter Health Check -projektia
- Englannin kielinen ohje: The international edition of the End of Year – Start of Year procedure
Myös nämä artikkelit saattavat kiinnostaa sinua:
Tapio Janasik
Tapio vastaa itslearning Suomen palvelutoiminnasta, ml. käyttötuki molemmille oppimisympäristöille.