Byte av läsår

Denna information är bra att läsa igenom, diskutera och ev agera på vid byte av skolår, både för itslearning-administratörer och administratörer av skoladministrativt system.

Har ni frågor kontakta gärna supporten.

Import

Filimport sker vanligtvis en gång per dygn. Det är vanligtvis bara förändringar jämfört med gårdagens fil som tas in till itslearning

Importfilens innehåll

Viktigt att veta vilka ändringar i administrativt system som gör att användare, kursgrupper samt medlemskap skickas eller slutar skickas, inte minst vid läsårsskifte. Vid frågor, kontakta leverantör av administrativt system. Itslearning importerar den data som skickas i filen från administrativt system, vi har ingen möjlighet att värdera om den är korrekt eller ej.

Användare

Profil (Ex Student), synknyckel och övriga importerade fält.

Användare som inte längre skickas hamnar i administratörspapperskorgen.

Grupper

Grupper av användare kallas i itslearning hierarkier och är hierarkiskt ordnade.

Grupper har en unik synkroniseringsnyckel som kan vara skapad på olika sätt i olika integrationer.

Kurser skapas av grupptypen Undervisningsgrupp i de flesta integrationer.

Om undervisningsgrupper ej längre skickas får deltagare vanliga medlemskap i kursen istället för det tidigare hierarkimedlemskapet. Om ni har aktiverat Kursarkivering under funktioner och säkerhet i itslearning arkiveras dessutom kurserna.

Medlemskap

Användare får via importen medlemskap i olika grupper/hierarkier, t ex en undervisningsgrupp.

Lärare har då hierarkirollen Lärare vilket ger dem Kursprofilen Lärare i kursen (Inte att förväxla med Siteprofil – Anställd) och Studenter/Elever får kursrollen Student/Elev.

De flesta administrativa system kan även exportera mentorer och vårdnadshavare till itslearning. Mentorsgrupper skapas utifrån mentorsroll i importfilen och vårdnadshavare får profil Förälder, hierarkiroll gäst och kopplas till sina barn.

Statusmail

Statusmail skickas efter varje import.
Vid uteblivet statusmail, kontakta supporten.

Mera om hur man tolkar dessa mail på http://users.itslearning.fi/index.php/fi/2018/08/14/mita-import-lokit-kertovat/ (På finska)

Kontrollera att statusmail skickas till rätt personer, även med tanke på frånvaro och semestrar, meddela support om behov av att lägga till eller ta bort någon mailadress.

Från vissa administrativa system skickas inte alla användare vid vårterminens slut och grupper/kurshierarkier skickas inte längre. Detta innebär att användare hamnar i administratörspapperskorgen och kurser arkiveras (om ni har aktiverat kursarkivering). Om ni är osäkra på vad som gäller för ert administrativa system, vänligen kontakta leverantören . Om ni inte vill att detta ska ske finns det en möjlighet att skjuta fram detta genom att via support be oss aktivera funktionen Delayed Delete. Då bestämmer ni ett datum när dessa borttagningar ska slå igenom, tex senare under sommaren.

Om ni ser behov av det kan ni be oss stänga av integrationen under en viss tid av sommaren, då kommer inga ändringar till itslearning alls.

Kontrollera att statusmailets procentuella värden stämmer överens med förändringarna (manuella och ev automatiska, ex datum) som gjorts i ert administrativa system (se i ex på statusmail). Kontakta supporten om att det ser korrekt ut och ni vill ha en ny import med filtret inaktiverat.

Vid läsårsstart kontrollera noga hierarkier, kurser och användare och återkoppla om något inte verkar stämma med administrativt system.

Felsökning om Användare, kurs eller medlemskap i kurs saknas i itslearning

Är allt korrekt registrerat i administrativt system?

Har ni fått statusmail med status completed?

Gäller det enstaka användare eller kurs?

Är det exakt rätt namn på kursen eller användaren som undersöks?

Finns användaren eller kursen inte som aktiv i itslearning?

Finns kursen arkiverad eller är användaren eller kursen i administratörspapperskorgen?

Om administrativt system och itslearning inte stämmer, kontakta supporten med exempel och resultat av felsökning.

Hantering av Kurser och Användare i itslearning

Arkiverade kurser (Kursarkivering rekomenderas) kommer alla medlemmar av kursen åt då de fortfarande har medlemskap i kurserna. Vid arkivering ändras medlemskap från hierarki till medlemskap som enskild användare och påverkas efter det inte mer av synkroniseringen.

Kurser – Alla kurser – Visa->Arkiverade. Kurser som arkiverats felaktigt och sedan skickas i filen igen kan inte plockas upp ur arkivet utan måste i så fall göras aktiva manuellt av administratör.

https://users.itslearning.fi/index.php/fi/2018/05/02/arkistoidut-kurssit-itslearningissa/ (På finska)

Kurser i administratörspapperskorgen kan återställas eller tas bort permanent, vid permanent borttagning är allt innehåll i kursen borta permanent från databasen.

Användare i papperskorgen plockas upp av integrationen när allt är korrekt i administrativt system, men kan även återställas manuellt vid specifika problem eller behov (de behöver då åter tas bort manuellt efteråt så detta rekomenderas inte). När en användare tas bort permanent från papperskorgen tas all data för användaren bort permanent från databasen.

Gallring, vanligtvis har organisationer en rutin för detta, där man tar bort användare och kurser permanent efter en viss tid, tex 1 eller 2 år efter en användare slutat helt på skolan, ex åk 9 i grundskolan eller åk 3 på gymnasiet. Era rutiner skapar ni beroende på era behov och hur ni hanterar GDPR och annan lagstiftning i er organisation.

Synkroniserade konton ska inte ändras i itslearning vad gäller profil, hierarkier eller hierarkiroller. Om ändringar görs kommer inte kontot stämma jämfört med administrativt system. En sk Always resynk kan behöva göras i sällsynta fall, då importeras hela importfilen och då skrivs manuella ändringar över. Om er integration inte har stöd för import av lokala administratörskonton ska dessa skapas manuellt (systemadminkontot ska alltid skapas manuellt). Det finns inte stöd för konton som både är kurslärare och administratörer, då bör det integrerade lärarkontot användas för kurser och ett manuellt skapat administratörskonto för administration.

För användare som ska få ny synkroniseringsnyckelt )t.ex. Bytt från TF personnummer till permanent), byt synknyckel i itslearning och samma dag efteråt, byt personnummer i administrativt system. Om detta inte gjorts och det redan skapats ett nytt konto men som inte använts, ta bort synknyckel på nytt konto och radera det kontot och återställ det gamla kontot från papperskorgen och lägg in ny synknyckel på det. Efter det kan ni be supporten om resynkronisering av kontot. Vid frågor om detta kontakta supporten.

Förändringar av integrationer

Vid frågor om möjligheter av ändringar i integrationer, kontakta leverantör av administrativt system, er itslearning-kundansvarige eller itslearning support för att reda ut vad som är möjligt. Detta är arbete som behöver utföras och testas och som faktureras.

Service Support

Ei kommentteja

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Näytä tuotekohtaiset artikkelit

Viimeisimmät viserrykset

Vielä ehdit: itslearningin pääkäyttäjille ja järjestelmänvalvojille itslearning-pääkäyttäjäkoulutus ke 15.4.2020 klo 13-16. Lisätiedot ja ilmoittautumiset linkistä bit.ly/2y4vJut pic.twitter.com/amwn…

reply · retweet · favorite

Artikkeliarkisto